管理參議主任 尋根究底解難題 改革創新求進步 穿梭不同部門分析業務流程 以創新思維改善公共服務質素
由參與檢視政府辦公空間的資源運用，到支援部門優化進出口報關業務流程；由協助決策局進行資源分配，到參與推動人工智能（AI）應用——這些看似各不相同的工作，原來都與一個不少市民或許較少聽聞的公務員職系「管理參議主任」有關。高級管理參議主任顏偉鴻近日在接受香港文匯報專訪時透露，數字政策辦公室正研究在「智方便」加入「AI助理」，「期望日後在市民授權及保障私隱的前提下，協助市民搜尋服務、填寫表格、跟進申請進度。」他亦補充，相關應用須配合充分的私隱和保安措施，並在取得部門和市民授權下進行，確保整個程序清晰透明。 ●香港文匯報記者 康敬
顏偉鴻大學本科修讀新聞與傳播學，副修政治與行政學，曾短暫從事記者工作。他坦言，自己並非自小立志成為公務員，而是在偶然機會下認識管理參議主任這個職位，並發現它與記者工作有微妙共通之處︰「兩者都需要好奇心和批判性思維，很多時候要向部門提出問題、分析背後成因，並思考改善方向。」正是這份「尋根究底」的精神，促使他決定投考。入職13年，他形容這份工作最吸引之處在於「務實」︰「我們不只是撰寫研究報告，而是真正走進部門，了解同事在業務流程中遇到的痛點，所提出的建議亦要能夠落地，最終改善服務，讓市民受惠。」這份實實在在的滿足感，成為他不斷前進的最大動力。
當年成功投考二級管理參議主任後，顏偉鴻被安排到政府產業署工作，主要參與檢視資源運用，包括審視各部門提交的辦公地方需求，確保政府物業和空間用得其所。其後，他被調派至前效率促進辦公室（該辦公室已於2024年7月與政府資訊科技總監辦公室合併為數字政策辦公室），負責業務流程重整工作，並曾參與歷時年多的「貿易單一窗口」項目。之後，他再被調派到勞工及福利局，負責資源管理與財務相關工作，協助決策局分配資源；現時則於數字政策辦公室工作，參與推動近年最熱門的AI應用及「跨境通辦」服務。
細節位困難多 搭橋樑助推行
顏偉鴻其中一項主要工作，是參與統籌和推動「跨境通辦」，旨在協助身處粵港澳大灣區內地城市、澳門特區及上海的市民或企業，無須返港便可辦理香港政務服務，例如申請特區護照、續領駕駛執照等。「很多人覺得，網上申請有多困難？但實際操作時，細節才是關鍵。」他舉例指出，香港電話號碼是8位數字，內地電話號碼則一般為11位，部門系統未必能夠兼容兩種格式，身處內地的港人申請服務時便可能會遇到阻礙。又例如驗證碼、地圖顯示等功能，在香港使用時運作正常，但跨境使用時或會因網絡或系統配置問題而未能順利完成。
「我們的角色就是搭建橋樑。」顏偉鴻說，管理參議主任要與技術團隊商討解決方案，並推動部門優化系統，讓服務真正做到「跨境通辦」。「這些細節看似瑣碎，但只要有一個環節未能配合，便不能稱得上真正的『跨境通辦』。我們要從市民的角度思考——當他們身處內地時，是否每一個步驟都能順利完成？」
逐個部門溝通 整合提升效率
管理參議主任的工作也涉及跨部門合作。顏偉鴻在前效率促進辦公室工作期間，曾參與由商務及經濟發展局主導的跨部門「貿易單一窗口」項目。該平台是一站式電子平台，旨在提升業界提交貿易文件和部門處理相關申請的效率。顏偉鴻表示，團隊需要了解業界的進出口報關安排、香港海關的預報貨物資料要求，以及各部門的牌照申請流程，再審視哪些文件和程序可以精簡。「例如身份證及商業登記證等政府已有紀錄的資料，可以不需要市民重複提交。」他強調，電子化並不止是把紙本文件轉為電子版，而是要從用家角度重新設計整個業務流程。他與技術團隊一同研究、設計全新的運作模式，過程中需要逐一與部門溝通，了解哪些法定要求必須保留，哪些內部程序則可以簡化。
顏偉鴻坦言，部分前線同事起初或會擔心推行新系統將影響現有工作模式，甚至增加工作量。管理參議主任的做法並非「硬推」，而是逐一與部門溝通，了解實際需要，然後再以數據和事實說明改善方向；更重要是邀請部門共同參與設計，一起研究可以精簡的環節。「這種共同設計的方式，能令同事逐漸明白，電子化是希望理順流程，方便市民，同時提升部門運作效率。」
