工作加 「辛」 說不學「問」

■Say Yes只會令工作量愈來愈大。
■Say Yes只會令工作量愈來愈大。

■懂得提問才是一個對自己最有利的表達方式。
■懂得提問才是一個對自己最有利的表達方式。

■提問有助打開溝通大門。
■提問有助打開溝通大門。

  「是但啦,反正我都無Say」是不少打工仔心聲,就算面對「腦細」交託的任務,打工的也只能在心裏「說不」。有NLP(身心語言程式學)專家認為,直接向老闆或上司Say No雖是職場大忌,但不代表上級下達工作指令時,員工只有非Yes即No。到底員工是否只有硬食?回拒老闆時有什麼注意技巧?現在一一為大家解答。

  文章由SEEK旗下領先的香港網上求職招聘平台JobsDB提供

  NLP商業應用專家及資深培訓教練劉丹心(Samuel)提示:「打工不是無權Say No,只是不可以在話語上,直接說不。回拒時,應以『問題』代替Say No。」

  譬如,工作方面已應接不暇的員工,再收到新一輪指令時,如向上級劈頭一句:「唔得喎,我仲有其他工作要做。」是最要不得的表達方式。Samuel建議,在這情況下,員工可以一問:「老闆,你想我即時放下手頭工作,先去處理新的任務?還是完成餘下工作後,才着手新項目?」Samuel表示,「提出問題」的做法,會令聽者,即老闆/上級,覺得你有心助他一臂之力,將任務做好,而不是藉詞推搪,違抗指令。

  Samuel指出,有技巧地「以問題代替Say No」,不僅可間接提醒百忙中善忘的老闆,你手頭其實已有海量工作趕着做;更重要的是,可令對方覺得,你不單止願意為公司付出,兼且辦事能力高,是個可造之才。「提問的作用,是『邀請』上級重新思考,在分配工作時,到底是否公平、合理,有沒有給予員工足夠空間和時間,將任務辦好。」Samuel稱:「員工須留意,提出問題時的動機,並非為了『說不』,而是『作出貢獻』,這樣雙方才可繼續展開溝通,為調整工作細節製造餘地。」

  另外,懂得問問題的員工,也可避免在履行老闆一些概念化的鴻圖大計時,如入地雷區域,進退維谷。

  技巧提問助概念具體化

  「不少老闆/上級交代工作時,指令其實未必那麼一清二楚,因宏大的Vision(願景)很多時只是個概念,所以員工不時都會收到對方一句:『你幫手諗掂佢啦』。」Samuel稱,面對此情此境,員工無論Say Yes or No,都同樣吃力不討好。「Say Yes就會因為欠缺明確方向,令自己筋疲力竭;Say No則會因此而被記一過。」他認為,想防止踩中地雷,採用Coaching(培訓)常見的Questioning(提問方式),可逐步引導傳遞工作指令的人,將概念具體化,成為解決問題之出路。

  「發問時,重點在於『Identification』(釐清問題)技巧。」他舉例,當老闆想實踐願景,但交代工作細節時總是含糊其詞,員工可依據「昨天」、「今天」、「明天」3大框架,提出問題,釐清方向,例如「老闆,就今次的Project(方案),在銷售額方面,你有沒有一個既定指標?還是一如既往,將幅度提升至5%?」

  這種以「明天」的結果去釐清目標的做法,既可令日後執行職務時,有更多資料可循,亦可防止出現無助於達標的表層溝通。

  產生互動 表現自己

  同一處境,也可從「現在」角度提問:「老闆,就目前情況,你最想改善,或最不滿意的,是哪一個範疇?」用同一原理,「昨天」的問題可以是:「與以往比較,老闆你想有哪些地方,有明顯分別?」

  Samuel稱,「邀請」對方多發表意見,除可取得具體化實用資料,更重要的是,能讓老闆知道,你是認真投入工作,並有能力將Vision重點,化零為整。

  「透過提問產生互動,是製造機會、表現自己的明智之舉;如老是想着如何Say No,或只會服從,從老闆角度,都並非有價值的員工,那麼,不論順境逆境,都很容易被取代。」